"Voor deze voorstelling maken we gewoon een formuliertje." Die zin hoor je vaak bij culturele verenigingen, dansscholen of kleine festivals. En toegegeven: het voelt vertrouwd. Je maakt snel een Google Form of laat mensen een mail sturen. Ze vullen hun naam in, het aantal gewenste plaatsen, en jij houdt de lijst bij in een Excel-bestand.
Maar naarmate je werking groeit, groeit ook de complexiteit. En dan blijkt zo'n eenvoudig formulier al snel een valkuil te zijn. Ticketverkoop via een formulier is namelijk geen ticketverkoop. Het is eerder een manuele registratie met veel werk achteraf – en met risico's voor fouten, dubbelboekingen en frustraties bij je publiek.
Wat gaat er vaak mis?
Hieronder lichten we enkele typische valkuilen toe van formulieren voor ticketverkoop:
1. Geen beperking op het aantal beschikbare plaatsen
Bij een formulier is er zelden een automatische teller. Mensen blijven zich inschrijven, ook als de zaal eigenlijk al vol zit. Jij moet zelf bijhouden hoeveel plaatsen nog vrij zijn, en wie je al dan niet moet weigeren.
Gevolg:
-
Je moet handmatig mensen contacteren die te laat zijn
-
Je riskeert een overvolle zaal
-
Je verliest tijd en energie met opvolgen
2. Geen automatische bevestiging of ticket
Bezoekers krijgen geen e-ticket, QR-code of duidelijke bevestiging. Soms krijgen ze een automatische mail van het formulier, maar daar staat zelden iets in over hun zitplaats, het uur van de voorstelling of praktische info.
Gevolg:
-
Je publiek is onzeker of hun inschrijving gelukt is
-
Jij krijgt extra mails met vragen
-
Er is verwarring aan de inkom
3. Geen directe betaling
Een formulier heeft zelden een ingebouwde betaalmogelijkheid. Mensen schrijven zich in, maar betalen later – of soms helemaal niet. Jij moet nadien alles opvolgen: wie heeft betaald, wie nog niet, en hoe herinner je die personen correct?
Gevolg:
-
Minder inkomsten door afhakers
-
Veel administratie
-
Problemen met transparantie en terugbetalingen
4. Geen keuze van zitplaats of tickettype
Bij een formulier kan je niet aangeven: "ik wil rij B, stoel 8", of "ik wil een reductieticket". Mensen moeten dat noteren in een opmerking, en jij moet dat dan handmatig verwerken.
Gevolg:
-
Veel foutgevoelige communicatie
-
Problemen met gelijke behandeling
-
Meer werk om alles eerlijk toe te wijzen
5. Geen overzicht of rapportering
Met een formulier is er geen dashboard of inzicht in verkoopcijfers. Je weet niet hoe goed je voorstelling verkoopt, hoeveel tickets je al verkocht hebt of wie je nog moet contacteren.
Gevolg:
-
Geen overzicht van inkomens of bezetting
-
Geen inzicht in publieksgedrag
-
Meer risico op fouten
Wat doet Rood Fluweel anders?
Rood Fluweel is een platform dat specifiek gebouwd is voor ticketverkoop in de cultuursector. Geen webshop, geen generieke tool, maar een systeem dat rekening houdt met de praktijk van verenigingen, gezelschappen en organisatoren.
1. Automatische zitplaatscontrole
Je stelt zelf het maximum aantal plaatsen in, of maakt een zaalplan. Rood Fluweel zorgt ervoor dat er geen overboekingen gebeuren. Vol is vol.
2. Echte tickets, duidelijke communicatie
Bezoekers krijgen een professioneel ticket met QR-code, inclusief alle praktische info. Ze kunnen het opslaan, afdrukken of op hun smartphone tonen. Jij kan extra info meesturen, herinneringen sturen of de communicatie personaliseren.
3. Betaling bij bestelling
Bezoekers betalen meteen online. Jij hebt geen werk meer aan herinneringen of opvolging. Het geld komt automatisch op je rekening.
4. Flexibiliteit zonder chaos
Of je nu met vaste stoelen werkt of vrije plaatsen, met standaardtarieven of lidkorting: alles zit ingebouwd in het systeem. Jij bepaalt de regels, het platform voert ze uit.
5. Volledig overzicht en rapportering
Je krijgt een overzicht van je voorstellingen, verkochte tickets, inkomsten, scanstatus en meer. Dat maakt het makkelijk om je werking op te volgen, je werking te rapporteren of subsidies aan te vragen.
Wat levert het je op?
Tijd: Je hoeft geen inschrijvingen meer manueel te verwerken. Geen Excel-bestanden, geen onduidelijke e-mails.
Rust: Je weet op elk moment wie komt, hoeveel plaatsen nog vrij zijn, en wat er nog moet gebeuren.
Vertrouwen: Je publiek krijgt een professionele ervaring, voelt zich welkom en goed begeleid.
Professionaliteit: Je komt als organisatie betrouwbaar en goed georganiseerd over, ook als je achter de schermen werkt met vrijwilligers.
Een formulier lijkt in het begin eenvoudiger. Maar het kost je op termijn veel tijd, energie en goodwill. Met Rood Fluweel hou je de controle, zonder de warmte van je organisatie te verliezen.
Benieuwd wat het voor jou kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op – of probeer het gewoon uit bij je volgende evenement.